POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Introducción 

PARTNERS ACADEMY S.A.S es una sociedad por acciones simplificada, identificada con  el NIT 900.876.025-8, con domicilio en la ciudad de Bogotá. Su objeto social principal  consiste en la publicidad y su campo principal de acción es el desarrollo de instrucción  informal de cursos de Marketing Digital. Con fundamento en lo dispuesto en la  Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las normas  que las desarrollan, complementan, modifican o sustituyen, PARTNERS ACADEMY S.A.S  ha definido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. 

2. Objetivo

El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones  para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección,  almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión,  transferencia y supresión de la información que se suministra a PARTNERS ACADEMY  S.A.S en el desarrollo de su objeto social. Adicionalmente, la Política de Tratamiento de  Datos Personales establece los derechos de los Titulares de la Información y los  procedimientos para hacerlos efectivos.

3. Marco Legal

De conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política las personas tienen el  derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre  ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Este  derecho fundamental fue desarrollado por la jurisprudencia de la Corte Constitucional y  por la ley. En el 2008 se expidió la Ley 1266, ley especial y sectorial que regula el  denominado “hábeas data financiero” conforme al cual toda persona tiene derecho a  conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en  bancos de datos, particularmente en relación con la información financiera y crediticia,  comercial, de servicio y la proveniente de terceros países. 

Posteriormente, se expidió la Ley estatutaria 1581 de 2012, la cual fue objeto de  pronunciamiento previo por parte de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de  2011, por la que se precisó la naturaleza y alcance de dicha norma. Esta ley regula de  manera general la protección de los datos personales. Para entender el esquema  normativo en cuanto a la Ley 1266 de 2008 y su relación con la Ley 1581 de 2012 es  pertinente ilustrar el tema a partir de lo manifestado por la propia Corte Constitucional en  los apartes de citada sentencia que se transcriben a continuación: 

“Una lectura conjunta del inciso tercero y del parágrafo permite concluir que el  primero prevé una serie de casos exceptuados de las reglas del proyecto de ley,  debido a que requieren reglas especiales, como las que se introdujeron en la Ley  1266 para datos personales financieros y comerciales destinados a calcular el  riesgo crediticio. Estas hipótesis requieren una regulación especial, por cuanto son  ámbitos en los que existe una fuerte tensión entre el derecho al habeas data y  otros principios constitucionales (como el derecho a la información, la seguridad 

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Nacional y el orden público), tensión que para ser resuelta requiere reglas  especiales y complementarias. Sin embargo, de conformidad con al primera parte  del parágrafo, estas hipótesis no están exceptuadas de los principios, como  garantías mínimas de protección del habeas data. En otras palabras, las hipótesis  enunciadas en el inciso tercero son casos exceptuados -no excluidos-de la  aplicación de las disposiciones de la ley, en virtud del tipo de intereses  involucrados en cada uno y que ameritan una regulación especial y  complementaria, salvo respecto de las disposiciones que tienen que ver con los  principios.” 

Teniendo en cuenta el marco normativo descrito, la información financiera, crediticia,  comercial, de servicios y la proveniente de terceros países será objeto de tratamiento conforme a los previsto en la Ley 1266 de 2008 y las normas que la complementan,  desarrollan, modifiquen y/o sustituyan. Según lo previsto en el literal j) del artículo 3 de la  citada Ley la información regulada por ella es aquella referida al nacimiento, ejecución y  extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato  que les dé origen. La demás información no comprendida dentro del alcance de la Ley  1266 de 2008 será tratada conforme a la Ley 1581 de 2012 y las normas que la  complementan, desarrollan, modifiquen y/o sustituyan. 

4. Alcance

Todos los funcionarios de PARTNERS ACADEMY S.A.S deben cumplir integralmente  con la normatividad que regula la protección de datos y la presente política.  

Igualmente, la casa matriz y sus compañías vinculadas, los contratistas, proveedores,  asesores y consultores de PARTNERS ACADEMY S.A.S estarán obligados a cumplir con  la normativa de protección de datos personales y la presente política en la medida que  tengan alguna responsabilidad respecto de su tratamiento. 

5. Principios

PARTNERS ACADEMY S.A.S dará aplicación armónica, teniendo en cuenta la naturaleza  de los datos, a los siguientes principios: 

  • Los principios de la Ley 1266 de 2008 como son: a) principio de veracidad y calidad  de los registros o datos, b) principio de finalidad, c) principio de circulación restringida,  d) principio de temporalidad de la información, e) principio de interpretación integral de  derechos constitucionales, f) principio de seguridad, y g) principio de confidencialidad. 

 

  • Los principios de la Ley 1581 de 2012 como son: a) principio de legalidad en  materia de tratamiento de datos, b) principio de finalidad, c) principio de libertad, d)  principio de veracidad o calidad, e) principio de transparencia, f) principio de acceso y  circulación restringida, g) principio de seguridad, y h) principio de confidencialidad.

6. Responsable del Tratamiento

Los responsables del debido cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de  Datos Personales son: 

Información sobre proveedores de la Empresa

Información sobre Trabajadores y contratistas

Información sobre estudiantes

Información sobre aspirantes e interesados en participar como estudiantes

El Responsable del Tratamiento deberá atender lo previsto en la normatividad aplicable,  las instrucciones de las autoridades competentes y las directrices que imparta su Junta  Directiva. Los titulares de la información podrán ejercer ante ellos sus derechos a  conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, así como revocar la autorización para su  tratamiento.

7. Recolección de Datos Personales

PARTNERS ACADEMY S.A.S recolecta los datos personales de los Titulares de la  Información que son requeridos para el desarrollo de su objeto social y les da el  tratamiento necesario para cumplir los compromisos contractuales con sus clientes, estudiantes, proveedores, su casa matriz y las entidades vinculadas a ella, con las finalidades que se señalan en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. 

Para la recolección de los datos personales, PARTNERS ACADEMY S.A.S solicitará la  autorización de los Titulares de la Información de conformidad con el modelo de  autorización, que constituye un anexo del presente documento. El Responsable del  Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de  manera clara y expresa lo siguiente:

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  1. a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del  mismo. 
  2. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas,  cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y  adolescentes. 
  3. c) Los derechos que le asisten como Titular. 
  4. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del  Tratamiento. 

El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba de la autorización y de la  información suministrada para su obtención. Así mismo, debe entregar copia de la  autorización al Titular cuando la solicite.  

Con el fin de mantener actualizada la información que reposa en sus bases de datos,  PARTNERS ACADEMY S.A.S consulta, complementa y/o actualiza los datos  personales, a través de bases de datos manejadas por diferentes operadores, con el  debido cumplimiento de la normatividad aplicable. 

8. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales

Los datos personales de los Titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de  conformidad con el vínculo contractual que se haya establecido, en las siguientes bases  de datos y con la finalidad indicada para cada una de ellas: 

  1. Base de datos de los estudiantes. Es una base de datos que almacena toda la  información de los estudiantes de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente:  Nombre de la persona, cedula, teléfono, correo electrónico y breve descripción de  su formación profesional, si es empresa se recopila: razón social, personas de  contacto, dirección de la empresa, teléfonos, correos electrónicos, información  bancaria, Rut, etc. Esta información que se recauda mediante formatos digitales  mediante formularios de Google diseñados para el efecto, por parte de la fuerza  comercial y administrativa de la academia, y otra que se obtiene de fuentes  complementarias es utilizada por el área financiera de la Compañía para evaluar la  capacidad financiera y de pago de los Clientes a quienes se le suministra los  clientes y estudiantes de la academia. 
  2. Base de datos de Proveedores. Es una base de datos que almacena toda la  información de los Proveedores de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente:  razón social, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos  electrónicos, información bancaria, Rut, estados financieros, etc. Esta información  que se recauda mediante formatos digitales diseñados para el efecto, por parte de  los funcionarios del área de compras, y otra que se obtiene de fuentes  complementarias es utilizada por las áreas financiera y de logística de la Compañía  para evaluar la capacidad financiera y de cumplimiento de los Proveedores y  determinar aquellos con los que resulte conveniente establecer las relaciones

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comerciales y jurídicas que instrumentan la prestación de servicios y suministro de  bienes que requiera la Compañía para su operación y funcionamiento. 

  1. Base de datos de los Contratistas. Es una base de datos que almacena toda  la información de los contratistas de la Academia, que incluye entre otra la siguiente:  dirección, teléfonos, historial laboral, datos de familia, cuenta bancaria, etc. Esta  información que se recauda mediante formatos digitales diseñados para el efecto,  por parte de los funcionarios del área de gestión humana, y otra que se obtiene de  fuentes complementarias es utilizada por dicha área de la academia para efectos de  los procesos de vinculación de trabajadores y administración de la relación laboral.  En esta base de datos se conservará la información de las personas que dejaron de  tener la calidad de contratistas hasta por el término legal. 

En general la Compañía utiliza la información suministrada para el desarrollo de su objeto  social. En caso de que se vaya a realizar un uso diferente al señalado anteriormente,  PARTNERS ACADEMY S.A.S solicitará de forma previa a los Titulares de la Información  la autorización correspondiente.

9. Tratamiento de los Datos Personales

El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento,  actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que se  suministren a PARTNERS ACADEMY S.A.S , de conformidad con lo previsto en Ley 1266  de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las modifiquen, sustituyan,  desarrollen y/o complementen. Para el tratamiento de la información PARTNERS  ACADEMY S.A.S podrá: (i) administrar la información recolectada en una o varias bases  de datos según la forma y organización que estime conveniente, (ii) verificar, corroborar,  comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de  Información, con cualquier información de que disponga legítimamente, (iii) consultar y  evaluar cualquier información que sobre los Titulares de Información se encuentre  almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de  antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o  privada, nacional o extranjera, (iv) realizar las actividades correspondientes a los fines  señalados en la sección anterior de la presente Política de Tratamiento de Datos  Personales y todas aquellas conexas a las mismas, y (v) compartir los estudios que  realice sobre la base de la información recolectada con su matriz, las vinculadas a ella y con los aliados de negocios con los que establezca relación comercial o jurídica para el  desarrollo de su objeto social.  

PARTNERS ACADEMY S.A.S tiene un compromiso con el adecuado manejo de la  información que le suministran sus Clientes, estudiantes, Proveedores, Contratistas y  demás personas que tienen relación ella. Para el efecto, deberá velar por la conservación  de la confidencialidad de aquella información que tiene carácter reservado.  

Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de los niveles de servicio  ofrecidos, PARTNERS ACADEMY S.A.S requiere transmitir datos personales a su matriz, 

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entidades vinculadas a ella y a terceros que le presentan servicios de soporte y/o control  para su correcto funcionamiento. Adicionalmente, PARTNERS ACADEMY S.A.S  

suministra, cuando se requiere, la información a sus asesores y consultores para el  cumplimiento de las labores que se encomienden a ellos. La transferencia de información  se realiza con base en acuerdos de confidencialidad a través de los cuales se protege la  reserva de la información y el debido cumplimiento de la Presente Política de Tratamiento  de Datos Personales.  

De forma previa al tratamiento de los datos personales, PARTNERS ACADEMY S.A.S  solicitará a los Titulares de la Información la autorización correspondiente de conformidad  con lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, utilizando  para el efecto el modelo anexo a ella. 

PARTNERS ACADEMY S.A.S está obligada a suministrar datos personales de los  Titulares de la Información a entidades judiciales o administrativas y a entidades de  control, previo requerimiento por parte de ellas. Así mismo, los datos personales de los  titulares podrán ser conocidos en razón de procesos de auditoría externa por parte de los  revisores fiscales, quienes tienen la obligación legal de mantener su confidencialidad. 

La información recolectada por PARTNERS ACADEMY S.A.S se conserva por el tiempo  requerido por la normatividad aplicable. 

10. Seguridad de la Información

PARTNERS ACADEMY S.A.S cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas  que permiten una administración segura de la información recolectada y el funcionamiento  de los controles para verificar el cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de  Datos Personales. Igualmente, PARTNERS ACADEMY S.A.S cuenta con planes de  contingencia orientados a mantener la continuidad de la operación y que le permiten  administrar situaciones que puedan poner en riesgo la información recolectada.  

En este sentido es pertinente señalar que PARTNERS ACADEMY S.A.S cuenta con  seguridades razonables para impedir el acceso no autorizado a sus sistemas de  información, de tal suerte que terceros sin permiso no cuentan con la posibilidad de  manipular los datos personales recolectados y almacenados por la Compañía.  Únicamente las personas autorizadas por PARTNERS ACADEMY S.A.S pueden acceder  a la información de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento de  Datos Personales.  

Las bases de datos que administra PARTNERS ACADEMY S.A.S están almacenadas y  protegidas en un DRIVE, aislado de accesos no autorizados. La información puede ser  consultada únicamente por las personas que tienen claves de seguridad asignadas, las  cuales se entregan exclusivamente a los empleados y contratistas de las áreas  responsables de cada una de las bases de datos según se indica en la sección XVIII de la  presente Política de Tratamiento.  

No obstante lo anterior, PARTNERS ACADEMY S.A.S no será responsable por ataques 

informáticos y, en general, por cualquier acción que tenga como objetivo infringir las  medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales, ya sea por  la Academia o por los terceros con los que ella tenga la relación contractual respectiva.  

PARTNERS ACADEMY S.A.S cumplirá con las instrucciones que en relación con  medidas de seguridad determine la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al  artículo 19 del decreto 1377 de 2013 y las normas que lo complementen, desarrollen,  modifiquen y/o sustituyan.  

11. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

PARTNERS ACADEMY S.A.S recolectará información de menores de edad con  autorización expresa de sus padres o acudientes en cabeza. Y da tratamiento a datos  personales de niños, niñas y adolescentes acorde a la normatividad vigente y establecerá  la debida reserva de la información con el fin de que no se transgreda ninguno de sus  derechos. 

12. Datos Sensibles

Las respuestas a las preguntas realizadas sobre datos personales sensibles son  facultativas.

13. Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: 

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables  del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos  parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos  cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 
  2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a PARTNERS ACADEMY S.A.S , salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de  conformidad con lo previsto en la ley aplicable; 
  3. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto  del uso que le ha dado a sus datos personales; 
  4. d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el  tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y  legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de  Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable ha 

incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente. La solicitud de  supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán  cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de  datos. Las autorizaciones de tratamiento otorgadas para fines distintos de la  ejecución propia del contrato o de la relación jurídica o comercial que tenga con  PARTNERS ACADEMY S.A.S podrán ser revocadas en cualquier momento; 

  1. e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de 

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  1. f) tratamiento. El Titular de la Información podrá consultar de forma gratuita sus  datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que  existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la  Información que motiven nuevas consultas, entendiéndose por sustancial cuando  el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento; 
  2. g) Los demás previstos en la Ley 1266 de 2008 y en la Ley 1581 de 2012 y las  normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen. 

14. Procedimiento para el ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información

A continuación se describen los procedimientos y reglas para el ejercicio de los derechos  a favor de los Titulares de la Información. 

1.Canales y Horarios 

Para el ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir  información, así como para revocar la autorización, los Titulares de la Información  pueden hacer sus solicitudes a través de los siguientes canales: 

Información sobre proveedores de la Empresa

Información sobre Trabajadores y contratistas

Información sobre estudiantes

Para realizar peticiones, consultas y reclamos se atenderá de Lunes a Viernes en  horario 8:30 AM – a 5:00 PM en el teléfono señalado. 

2.Personas Autorizadas 

Los derechos de los Titulares de la Información podrán ejercerse por las siguientes  personas, acreditando la calidad correspondiente: 

  1. a) Por el Titular, quien deberá presentar el documento de identidad.  
  2. b) Por sus causahabientes, quienes deberán presentar el documento de  identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la  calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular. 
  3. c) Por el representante y/o apoderado del Titular, quien deberá presentar  documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que  actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular. 
  4. d) Por estipulación a favor de otro o para otro. 

Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su condición para  actuar frente a PARTNERS ACADEMY S.A.S . 

3.Trámite de Consultas 

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles  contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender una  consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos  de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún  caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer  término. 

4.Trámite de Peticiones o Reclamos 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las  bases de datos que administra PARTNERS ACADEMY S.A.S debe ser objeto de  corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento  de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar una  petición o reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las  siguientes reglas: 

  1. a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que  dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se  quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado  dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que  subsane las fallas. 

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Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante  presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

  1. b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 
  2. c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles 

Contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible  atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos  de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso  podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

El término máximo para atender una petición o reclamo será de quince (15) días  hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere  posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado,  expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su  petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al  vencimiento del primer término.  

5.Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio  

El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite de  consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio. 

15. Vigencia y Modificaciones de la Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales se publicó el día  22 del mes de Noviembre del año 2021 en la página web. PARTNERS ACADEMY S.A.S  difundió la presente política a su casa matriz y las compañías vinculadas, así como entre  sus funcionarios, asesores, colaboradores, proveedores y demás personas que tienen  alguna responsabilidad en el tratamiento de datos personales.  

PARTNERS ACADEMY S.A.S se reserva el derecho de modificar esta Política de  Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será  informado y publicado oportunamente en la página web. 

PARTNERS ACADEMY S.A.S está comprometida con la realización oportuna de  campañas de difusión y capacitación para el debido entendimiento y aplicación de la  presente Política de Tratamiento de Datos Personales.